Cómo hacer un inventario
Hacer inventario es una de esas tareas
ingratas que, por pereza o desconocimiento, muchas empresas suelen retrasar
más de lo razonable. Sin embargo, un control regular de tus bienes puede
ofrecerte ventajas. Te decimos cuales.
Manuel Pernas 24/09/2009
La información es poder, dice una de las consignas más antiguas en el
mundo de los negocios, y la mayoría de empresarios suele seguirla a rajatabla
cuando se trata de estar al tanto de cualquier detalle de su sector. De igual
forma, todo emprendedor ambicioso querrá saber lo más posible acerca de sus
clientes: quiénes son, dónde están concentrados, su gasto medio... Sin embargo,
en casa del herrero cuchillo de palo: ese mismo empresario, tan cuidadoso de
puertas afuera, es posible que no sepa con exactitud qué bienes tiene dentro de
su empresa ni cuanto valen esos activos. Es decir, el tipo de información que
podría obtener simplemente tomándose la molestia de hacer inventario.
Con la realización del inventario se busca “comparar las cifras que
tenemos según los libros con las existencias reales que hay en el almacén,
calculando su valor y la calidad de las mismas”, apunta Thierry Casillas, profesor de Pymes de EOI Escuela de
Negocios. Aunque este cálculo parece de sentido común dentro de un negocio
dedicado a la producción o venta de artículos, resulta necesario en cualquier
tipo de compañía ya que, como recuerda Casillas, “incluso una empresa de
servicios tiene un volumen de existencias, aunque sólo sea el material de
oficina, y hay que hacer recuento de ellas”.
¿CUÁNDO HACERLO?
Realizar inventario al menos una vez al año no deja de ser una exigencia legal
en la medida en que cualquier sociedad debe valorar sus existencias con vistas
al cierre contable. Por esa razón, muchas empresas suelen aprovechar el
final del ejercicio económico para hacer recuento de sus activos.
Este inventario anual es una opción que “se puede realizar cuando existe
un número limitado de referencias”, dice José Ramón Márquez de la Cuesta,
profesor del Instituto de Formación Empresarial de la Cámara de Madrid. El
inconveniente, destaca, “es que la empresa debe efectuar una interrupción de
sus actividades de almacenamiento, paralizando las entradas y salidas” mientras
dure el recuento.
Pero si no quieres detener tu actividad, tienes la posibilidad
de hacer un inventario cíclico, a lo largo del ejercicio. “De esta forma, la
empresa realiza cada semana o mes el recuento de un determinado número de
referencias y cuando finalice el año habrá hecho ya el recuento total”,
aclara Márquez de la Cuesta.
CLASIFICACIÓN POR ACTIVOS
En cuanto a cómo debes clasificar tus bienes, recuerda que en un inventario que
incluya todos los activos deberá existir una división entre lo que
llamamos partidas de activo circulante (existencias del almacén) y las de
activo fijo (maquinaria, instalaciones, edificios, mobiliario, equipos
informáticos, etc). Todo eso, lógicamente, debe ser también objeto de
inventario”, señala Márquez de la Cuesta.
Por lo que se refiere a los bienes consumibles (papel, bombillas,
bolígrafos, papeleras), necesarios para la actividad pero de menor valor, se
deben sumar en el circulante. Lo habitual es que se fije un límite de precio
(con relación a su valor por unidad) y en función de éste se incluyan en una u
otra partida.
EL INVENTARIO, PASO A PASO
Puede que pienses que los bienes de tu empresa son tan limitados que casi los
puedes ir contando sobre la marcha, pero no olvides que un inventario es un
sistema de control y, cuanto más preciso sea, mejor. Lo primero es verificar la
ubicación de los artículos, es decir, localizarlos. Esa tarea debería ser fácil
si has hecho los deberes previos: codificarlos todos. Asignar a tus activos
unos códigos de ubicación y de producto te servirá tanto para identificar cada
uno como su emplazamiento en el almacén.
Respecto a las herramientas necesarias, se trata de elaborar unas bases
de datos, para lo cual debería bastarte con los programas informáticos más
habituales. Desde Internet es posible descargar modelos de hojas de inventario
en Excel.
Según vayas haciendo el recuento de las existencias físicas reales (tal
como se les denomina en la jerga), producto a producto y referencia a
referencia, y sepas el número de unidades que tienes de cada cosa, es
importante que introduzcas esa cifra en una aplicación informática. Eso te
permitirá comparar el dato con el que figura en tus archivos de control. En
caso de que haya diferencias en los números, estaremos ante una desviación, ya
sea negativa o positiva (que falten o sobren productos).
Si concluido este recuento resulta que tus existencias no coinciden
finalmente con las que esperabas, has de hacer una valoración de esa desviación
o desajuste para proceder a su regularización. Dicho de forma más sencilla: debes ajustar las cifras de tus libros de
acuerdo con la realidad. Cuando realizas el recuento del inventario, estás
obteniendo también los datos para tu inventario contable, y la regularización
es por tanto “una regularización contable, que afecta al balance de la
compañía”, explica Márquez de la Cuesta.
TUS MÁRGENES DE MANIOBRA
A modo de referencia, que sepas que siguiendo la llamada clasificación ABC las empresas suelen considerar
admisible una desviación distinta dependiendo del tipo de producto. Para los
artículos de clase A (los más valiosos para tu negocio), la desviación debería
ser de cero; en la clase B se toleraría una máxima del +/-1%, mientras que en
los productos de clase C se admite un margen máximo de hasta dos puntos
porcentuales.
Si los desajustes son graves, puedes plantearte hacer un análisis
histórico de los movimientos de entrada y salida, en busca de posibles fallos
en los registros que te aclaren los bailes de cifras y ayuden a evitar otros. “En ese caso –aclara Márquez de la Cuesta–, en lugar de una
regularización contable lo que tendrías que hacer es la rectificación de un
movimiento erróneo”.
